Verwerken persoonsgegevens
HULX verwerkt persoonsgegevens van cliënten en andere partijen. In juridische terminologie verwerken wij persoonsgegevens in het kader van ons werk als advocaat. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een bepaald persoon. Verwerken betekent dat wij deze gegevens vastleggen, in voorkomende gevallen actualiseren en bewaren zo lang nodig is. 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens? 

Het verwerken van persoonsgegevens is nodig om ons werk te kunnen doen. Dat werk houdt in: adviseren, verwijzen, procederen en alles wat daar verder bij komt kijken, zoals het aanvragen van toevoegingen, het versturen van declaraties, het voldoen aan (wettelijke) regels van de overheid. 

Soorten persoonsgegevens

Er zijn twee categorieën gegevens: gewone en bijzondere persoonsgegevens. Gewone persoonsgegevens bestaan uit bijvoorbeeld uw naam en contactgegevens. Onder bijzondere persoonsgegevens vallen onder meer het Burgerservicenummer (BSN), gegevens over iemands nationaliteit, godsdienst of levensovertuiging, gezondheid of strafrechtelijk verleden. 

Welke gegevens verwerken wij?

HULX verwerkt zowel gewone als bijzondere persoonsgegevens. Aangezien wij in diverse rechtsgebieden werkzaam zijn, kunnen alle denkbare gegevens een rol spelen.
De gegevens die betrekking hebben op onze cliënten, maar ook op andere personen die betrokken zijn bij ons werk, zoals een wederpartij, deskundige(n), getuige(n), een deurwaarder en alle andere mogelijke derde-partijen. HULX kan tevens persoonsgegevens verwerken welke niet van de betreffende persoon afkomstig zijn, maar afkomstig van bijvoorbeeld een van de volgende bronnen: openbare registers (bijvoorbeeld het handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster), een andere advocaat of een belastingadviseur.

Verwerking van gewone persoonsgegevens

Wij mogen gewone persoonsgegevens verwerken, omdat dit noodzakelijk is om ons werk als advocaat goed te kunnen uitvoeren. Oftewel, het verwerken van persoonsgegevens draagt bij aan de behartiging van de belangen van onze cliënten. Dat belang is breder dan alleen de uitvoering van een goede dienstverlening jegens onze cliënten. Het gaat ook om het algemene belang van goede rechtsbedeling en goed georganiseerde rechtshulp. Verder is het zo dat onze cliënten ons opdracht geven om bepaalde werkzaamheden voor hen te verrichten. In dat geval is de verwerking van de gegevens nodig in het kader van uitvoering van de opdracht. 

Verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Wij mogen bijzondere persoonsgegevens – bijvoorbeeld met BSN – verwerken als dat nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Het verwerken van deze bijzondere gegevens is daarnaast toegestaan wanneer de betrokkene ons hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. Onze cliënten geven die toestemming doordat ze ons opdracht geven om in een bepaalde kwestie voor hen op te treden en door ons in het kader van die opdracht de betreffende gegevens te verstrekken. Deze toestemming staat met ingang van mei 2021 voor de duidelijkheid expliciet vermeld in de opdrachtovereenkomst die wij met cliënten sluiten. 

Verstrekken aan derden 

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derde-partijen of instanties als dat nodig is in het kader van ons werk en als dat past binnen de grenzen van het beroepsgeheim.
Elke advocaat heeft een beroepsgeheim. Dat betekent dat een advocaat in beginsel geen informatie met anderen mag delen aangaande zijn zaken en cliënten. Wij mogen alleen gegevens naar buiten brengen wanneer dit nodig is het kader van de uitvoering van ons werk en de cliënt daar geen bezwaar tegen heeft. Hierbij dient u te denken aan overleg met de wederpartij, correspondentie met de advocaat van een wederpartij, het aanleveren van stukken aan een deurwaarder, het indienen van stukken bij de rechtbank, het inschakelen van derden (bijvoorbeeld een accountant of een tolk). Verder geeft HULX persoonsgegevens alleen aan derden als dat wettelijk verplicht is of op verzoek van de cliënt.

Inschakelen van derden (verwerkers) 

Wij maken bij ons werk gebruik van de diensten van derden. Deze derde partijen krijgen dan de beschikking over door ons aangeleverde persoonsgegevens. Als deze derde partijen de gegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken – sluiten wij met hen zogenoemde verwerkersovereenkomsten. Daarin staat – in het kort – dat deze partijen zorgvuldig met de gegevens moeten omgaan en optimaal zorgdragen voor een goede beveiliging. 

Wat doen wij nog meer met uw gegevens? 

Wij verwerken persoonsgegevens alleen in het kader van onze praktijkvoering, voor het voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen, voor marketing doeleinden, business development en voor (andere) doeleinden waar de betreffende persoon specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Bescherming van uw gegevens 

De veiligheid en bescherming van uw gegevens is voor ons uiteraard belangrijk. Daarom sluiten wij verwerkersovereenkomsten met derde partijen met wie wij samenwerken (zie hierboven). Binnen de eigen praktijk is de beveiliging van gegevens een prioriteit. Alle collega’s die toegang hebben tot gewone of bijzondere gegevens hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. 

Bewaartermijnen 

Persoonsgegevens worden door HULX niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken, het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zijn van toepassing.

Privacy rechten

U kunt altijd vragen welke persoonsgegevens HULX van u verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze gegevens bewaard worden. Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Wanneer u wenst dat uw persoonsgegevens worden verwijderd of de verwerking wordt beperkt, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Wanneer u de persoonsgegevens wenst over te dragen aan een andere dienstverlener kunt u hiervoor tevens een verzoek indienen. Voordat HULX uw verzoek in behandeling kan nemen dient u eerst te worden geïdentificeerd aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Uitoefening van uw rechten

Wanneer uw persoonsgegevens door HULX worden verwerkt en u wilt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming gebruik maken van uw rechten zoals onder ‘’Uw rechten’’ hierboven is vermeld, kunt u (bij voorkeur schriftelijk) contact opnemen met mr. H.D. Hu: hulx.nl. Dit geldt ook wanneer u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door HULX. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

Wijzigingen in privacy statement 

HULX heeft het recht de inhoud van dit privacy statement op elk moment en zonder voorafgaande aankondiging te wijzigen. Aanpassingen worden altijd op de website gepubliceerd.